Les règles de conservation et de mise en ordre

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Comme tout document, les archives privées doivent obéir à des règles de conservation élémentaires :

Elles doivent être protégées des dégradations mécaniques (déchirures dues à de mauvaises manipulations, attaques de rongeurs et d’insectes…) et chimiques (moisissures dues à une forte humidité, adhésifs, lumière excessive…).

Elles doivent bénéficier d’un bon conditionnement : dans des boîtes solides ou des chemises cartonnées au ph neutre si possible, en évitant les chemises ou pochettes plastiques et en mettant les documents à plat…

Elles doivent être entreposées dans un local sain, sec, ventilé et dépoussiéré.

 

Les archives doivent être en ordre :

Afin de ne pas s’encombrer inutilement, les archives doivent être triées et les documents inutiles éliminés (voir notamment en annexe le tableau de conservation des documents « domestiques »).

Elles sont ensuite classées et répertoriées. Cette tâche relève en principe de la mission des archivistes ; mais le propriétaire ou le détenteur d’un fonds d’archives peut déjà les mettre en ordre, ce qui simplifiera le travail ultérieur du professionnel. Il existe d’ailleurs des plans de classement types pour chaque catégorie d’archives privées, à adapter bien sûr à la spécificité de chaque fonds. Mais dresser la liste des documents par grandes rubriques est un premier pas vers le classement.